效率提升點-內部文件系統平台建置計畫
作業背景：
隨著為民服務工作的開展，為了提供民眾更好的服務，各項稽核指標及作業文件日趨繁雜，為了在兼顧日常作業及稽核工作流程運行中，將各式各樣的業務及考核文件予以系統化儲存，成為減輕同仁工作的負擔的方向之一；爰此，訂定內部文件系統平台建置計畫，建構內部文件系統達到支援同仁工作，共享文件資源目的成為有效增進同仁效率解決方案。
作業特色：
.jpg)
作業內容：
(一)、規劃階段：由資訊課進行軟體評估，以零預算建立系統平台為目標
(二)、實施階段：
1. 由各業務課室依各單位業務性質評估工作數量設計各項工作執行或統計表格。
2. 各內部文件於每月12日前完成每月資料更新作業。
3. 各課室依業務情質分成兩階段建罝時程：
(1). 業務單位：第一課、第二課、第三課、第四課編定類及資訊課。
(2). 輔助單位：人事、會計室及第四課總務、出納、財管及文檔類。
作業效益：
(一)、整合及共享業務稽核文件：
改善原有業務稽核文件分散各課情形，將全數考核文件建罝於內部文件平台系統，有效歸納及整合。透過共通性分類項目，各課室間可有效共享各項業務，達到業務交流資源分享目的，在跨課室作業上，不需要再向其他課室要求資料，透過平台文件即可輕鬆呈現整所表現目標。
(二)、有效整合稽核流程：
透過業務單位每月資料更新作業，於本所業務會報進行檢視，有效稽核作業更新情形，利於日後業務資料整理及彙整作業。
(三)、系統納入使用者習慣：
一個平台系統成功要素除高階主管支持外，如何讓使用者便利使用為另一成功要素件，內部文件系統平台在規劃時即納入使用者習慣考量，如平台傳輸及處理速度、中文化檔名、簡易操作方式均於系統前期即納入考量，有助於減少日後系統上線使用者抗拒問題。
(四)、零預算成本優勢：
本系統規畫時，即將成本納入考量，預計利用共享軟體或自行開發完成系統建置，協助同仁完成內部文件整合歸納作業，在零預算經費情形下，增進同仁工作效率，達到提升為民服務品質目標。
作業成果：
進度期程表
|
進度/月份
|
3～5月
|
5～8月
|
8～11月
|
|
內部文件平台規畫建置
|
──────
|
|
|
|
業務單位
|
|
──────
|
|
|
輔助單位
|
|
|
──────
|
|
完成比例％
|
20％
|
60％
|
20％
|
|
累計完成比例％
|
20％
|
80％
|
100％
|
內部文件建置成果統計表(至106年12月止)
|
業務
種類
項目
|
登記
業務
|
地籍
業務
|
地權
業務
|
測量
業務
|
地價
業務
|
編定業務
|
總務業務
|
財管業務
|
文檔業務
|
出納業務
|
資訊業務
|
綜合業務
|
總計
|
|
文件
數量
|
396
|
205
|
2644
|
137
|
256
|
417
|
228980
|
22
|
81
|
931
|
243
|
294
|
234606
|
|
備註
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
畫面展示
.jpg)
發布科室:主管 瀏覽人數：625人 更新日期：2018/03/07